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商务英语电子邮件写作六大原则

2013-04-02 10:40   类别:写作   来源:博客   责编:jenny
导学:商务英语电子邮件以其方便快捷,在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象,显示着公司的水平和实力,直接影响到客户对公司的评估。所以,商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。


一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用 Dear+Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,则用DearAll作为邮件称呼;正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则

1、亲切自然:可以用We 就不要用You

每一封email往来,都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」,于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。

把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈,只不过交谈的界面是e-mail。用我/我们做主词,这样才能让email读起来热情、友善,像朋友交谈那样简单自然,亲切又人性化。

官样e-mail:Your mail has been received.

亲切e-mail:I have received your mail.

官样e-mail:Your complaint is being looked into.

亲切e-mail:We are looking into your complaint.

2、一针见血:可以清楚 就不要模糊

写email最忌讳文绉绉,要打电话给人就用call,要去拜访人就说visit,不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

模糊字:contact

清楚字:call/write/visit

模糊字:soon

清楚字:by March 15

3、言简意赅:可以一个字就不要两个字

大部份商业人士跟你一样,每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容,请毫不留情的舍弃。

冗长句:The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine.

精简句:The paper jam destroyed the copy machine.

冗长句:We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

精简句:The enclosed brochure shows further manufacture details.

4、语汇朴实:用对方看得懂的关键字

每个行业都有自己的行话,写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话,也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。

迂回句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

朴实句:We hope to have the opportunity to work with you in the future.

迂回句:The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

朴实句:Supply determines demand.

5、有技巧的表达:永远让人觉得you're helpful

同样一件事说法不同,得到回应就不同,有技巧的说法让人乐于为你效劳。

拙劣说法:Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.

漂亮说法:I'm glad to clear up these questions for you.

拙劣说法:In order to complete the claim you made, simply..

漂亮说法:To complete your transaction,..

6、下一个专业的信件标题

许很多人没有意识到,e-mail的标题是很重要的一部分,邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。如果标题没有内容,看起来像群组垃圾邮件,命运就是直接进入垃圾桶。

不专业标题:How are you?

专业标题:Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

不专业标题:Can we work together?

专业标题:Proposal: Bright Ideas Imports—ABC's Partnership Opportunity

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适合人群:商务白领
难度: 中级
标签:写作  电子邮件标准  
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