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写通知客户邮件时必含5要素

2012-11-28 16:04   类别:写作   来源:百科   责编:admin
导学:写通知客户邮件时,必须包括以下5个要素:标题要清晰,邮件目的要开门见山,简明明了,告诉客户发生时间及持续时间,并要续上自己联系方式。

1 Your subject line needs to clearly state what's inside the email
标题栏必须符合清晰原则,简明扼要提示邮件内容。

2 What will happen in the future
一定要清楚地告诉客户将要发生的事。从客户的角度考虑为题,提升客户的感知度,是商务沟通重要的技巧之一。

3 The purpose of this email
邮件发送的主要目的。要开门见山,简明明了,突出重点。

4 Time and time duration
告诉客户什么时间发生,以及持续时间。让客户了解进度在什么时候发生,这样他们就可以采取积极的防御措施,以免给客户带来被动。

5 Contact information
联系方式。这是商务邮件中最重要的一项内容。保持与客户有效的沟通,不能遗漏公司的重要信息。

举例
Subject:Scheduled Production Environment for Saturday
October 31
Dear Partners,
The company's Production environment will be taken offline on Saturday , Oct 31 2010 for a scheduled maintenance . A complete list of the changes being made in this maintenance can be found at following URL
Date :Saturday , Oct.31,2010
Time :2300hrs~2400hrs
Duration:1 hour
Purpose:Software Upgrades
Please note that during this maintenance period , our company's Customer Center will be offline.
Best Regards ,
Tom Moore
Customer Service

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适合人群:商务白领
难度: 初级
标签:写作  
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